To-do-Liste erstellen, aber richtig: Finde deinen Weg zu einer effektiven Organisation

To-do-Liste zum Starten (Downloadlink am Ende des Blogartikels)

Die Einladungskarten für den Kindergeburtstag basteln, Blogartikel hochladen, Rechnungen einzahlen, neue Windeln in die Kita bringen, Friseurtermin machen, Kräuterbeet anlegen…

Vor meiner Zeit als Mutter hatte ich all meine Termine und Aufgaben im Kopf – Ich habe NIE etwas vergessen oder zu spät gemacht.

Doch seitdem ich Kinder, Haushalt, Job und Ehemann 😉 koordinieren muss, reichte die Speicherplatte meines Kopfes nicht mehr aus. Meine Gedanken kreisten unaufhörlich um zahlreiche Dinge, die erledigt werden mussten und nicht vergessen werden durften. Das permanente Drandenken im Alltag brachte meinen Kopf zum Rauchen.

Die Rettung kam in Form von Notizen. Schnell merkte ich, wie mein Kopf sich leichter anfühlte, wenn ich Aufgaben aufschrieb.

Natürlich hatte meine erste To-do-Liste nicht wirklich viel mit einer professionellen To-do-Liste zu tun:

Nach und nach testete ich verschiedene Methoden. Manchmal nutzte ich meine To-do-Liste sehr intensiv, dann vernachlässigte ich sie, bis mein Kopf wieder überquoll.

Was ich auch bald bemerkte: nur weil ich meine Aufgaben auf eine Liste schreibe, heisst das noch lange nicht, dass mir dies dabei nützt, meine Aufgaben auch zu erledigen.

Inzwischen habe ich ein gutes System gefunden, das für mich funktioniert.

Wenn es dir ähnlich geht, du täglich so viel zu tun hast, dass es dir schwerfällt, den Überblick zu behalten, ist das Führen einer To-do-Liste möglicherweise der Schlüssel, um das Chaos zu bewältigen.

Vielleicht nutzt du schon To-do-Listen – trotzdem lade ich dich ein, diesen Artikel zu lesen. Es ist sicherlich auch etwas für dich dabei.

Ich möchte dir Anreize und Methoden vorstellen, wie du eine effektive To-do-Liste erstellen kannst. Ausprobieren lohnt sich! Finde heraus, welche Form zu dir passt und welche dich im Alltag am besten unterstützt.

Vorteile einer To-Do-Liste

Die To-do-Liste – der Klassiker unter allen Listen, die ich kenne. Auf ihr werden Aufgaben notiert, die erledigt werden müssen oder wollen.

Wenn du diese Liste effektiv nutzt, entfaltet sie zahlreiche Vorteile:

Ordnung und Organisation

Mit dem Schreiben einer To-do-Liste bringst du Ordnung in dein Aufgabenchaos. To-do-Listen unterstützen dich in deiner Selbstorganisation, sei es für den kommenden Monat, die nächste Woche oder den nächsten Tag.

Freier Kopf

Die To-do-Liste dienst quasi als externes Speichermedium. Durch das Festhalten deiner Aufgaben befreist du deinen Kopf. So kannst du dich besser auf die Erledigung einzelner Aufgaben konzentrieren. Du wirst produktiver und kannst dich ohne ständiges Grübeln über offene Aufgaben auf den Tag fokussieren.

Prioritäten besser setzen

Wenn deine Aufgaben nur im Kopf rumschwirren, wird es schwer, diese angemessen zu priorisieren. Die Gedanken, die grade am lautesten rufen, werden automatisch zur wichtigsten Aufgabe erklärt. Doch sind sie das wirklich? Erst wenn du all deine Aufgaben aufgeschrieben vor dir hast, ist es möglich, Prioritäten zu setzen. Dann fällt es dir leichter, Unwichtiges zu streichen und deine Energie auf die wirklich wichtigen Dinge zu richten.

Besseres Zeitmanagement

Die regelmässige Nutzung einer To-do-Liste verbessert dein Zeitmanagement. Mit der Erfahrung lernst du, den Aufwand verschiedener Aufgaben realistischer einzuschätzen. Dadurch weisst du, wie viele und welche Aufgaben du täglich planen und umsetzen kannst.

Nichts geht vergessen

Das Führen von To-do-Listen verhindert, dass wichtige Dinge in Vergessenheit geraten.

Verbindlichkeit

Indem du deine Aufgaben niederschreibst, schaffst du Verbindlichkeit. Du kannst diese Aufgaben nicht mehr ignorieren – sie sind festgehalten und verlangen nach Beachtung.

Motivation

Erledigte Aufgaben abzuhaken tut unglaublich gut. Es wirkt wie ein Motivationsbooster, der dich anspornt, neue Aufgaben anzugehen.

To-do-Liste erstellen: Deine Möglichkeiten im Überblick

Ganz gleich, ob du die klassische Stift-und-Papier-Methode bevorzugst oder lieber digitale Tools nutzt, es gibt zahlreiche Wege, eine effektive To-do-Liste zu führen. Für den Anfang empfehle ich dir, es unkompliziert zu halten. Überfordere dich nicht mit irgendwelchen fancy Tools, deren Einrichtung schon viel Zeit in Anspruch nimmt.

Starte lieber mit einer Software oder einem Notizbuch, welche du bereits regelmässig nutzt. Mit der Zeit wirst du deine Bedürfnisse besser kennenlernen und kannst die Liste entsprechend anpassen oder erweitern.

Folgende Optionen kannst du in Betracht ziehen:

• Notizzettel
• Notizbuch / Bullet Journal
• Word und Excel: kann ausgedruckt werden
• Fertige PDFs: ausgedruckt
• Notizen-Apps: griffbereit auf dem Handy, mit der Bulletpoint-Funktion sind Aufgaben schnell aufgelistet, allerdings ist es nicht ausdruckbar
• To-do-Apps wie Todoist, Microsoft To Do oder Zenkit: können auch mit anderen Personen geteilt werden
• Outlook
• Projektmanagement Tools wie Asana oder Trello: eher komplex

Digital vs. Papier

Wenn du mich ein wenig kennst, weisst du, dass ich ein absoluter Fan der digitalen Variante bin.

Hier sind einige Vor- und Nachteile beider Methoden im Überblick:

Dein erstes To-do nachdem du diesen Text gelesen hast, sollte sein: Entscheide dich für eine Methode, mit der du gerne arbeitest und die gut zu dir passt. Halte es dabei so einfach wie möglich.

Die perfekte To-do-Liste gestalten: Tipps für mehr Effektivität

Vielleicht fragst du dich, wie die perfekte To-do-Liste aussieht, was genau drauf gehört und wie sie gestaltet werden soll.

Die einfachste Form einer To-do-Liste ist die Auflistung deiner Aufgaben.

Es kann auch sinnvoll sein, jeder Aufgabe einen zeitlichen Aufwand zuzuweisen und eine Deadline festzulegen. So führst du dir besser vor Augen, wie viel Zeit du überhaupt zur Verfügung hast. Dies musst du nicht für alle Aufgaben anwenden, sondern nur für die, bei denen du es als sinnvoll erachtest.

Besonders im beruflichen Kontext, vor allem in der Zusammenarbeit in Teams, werden To-do-Listen dann oft komplexer und enthalten weitere Details wie benötigte Ressourcen oder verantwortliche Teammitglieder.

Damit deine To-do-Liste wirklich unterstützend wirkt und nicht zu einem zeitraubenden, wenig hilfreichen Element wird, gebe ich dir folgende Tipp:

Tipp 1: Sag dem Perfektionismus adé

Das Erstellen und Aktualisieren deiner To-do-Liste sollte schnell und einfach vonstattengehen. Halte daher auch das Design so simpel wie möglich und vermeide, dass die To-do-Liste selbst zu einem zeitaufwendigen Unterfangen wird.

Tipp 2: Führe mehrere Listen

Ich rate dir für verschiedene Lebensbereiche separate To-do-Listen zu führen. Trenne berufliche To-dos von den privaten Aufgaben.

Auch für die zeitliche Abgrenzung kann es hilfreich sein, unterschiedliche Listen zu führen. Beispielsweise kannst du eine «grosse» To-do-Liste führen, auf der du alle Aufgaben laufend sammelst. Für den aktuellen Tag erstellst du dann eine separate To-do-Liste mit allen Aufgaben nur für diesen Tag. Arbeitest du nur mit einer riesigen To-do-Liste, wirkt das schnell überwältigend, unübersichtlich und demotivierend.

Auch einzelne Aufgabenbereiche wie das Putzen eignen sich hervorragend für eigene To-do-Listen, die immer wieder verwendet werden können.

Das Führen mehrerer To-do-Listen hilft dir, den Überblick zu bewahren und dich auf die aktuellen Prioritäten zu fokussieren. Wichtig ist nur, dass du alle To-do-Listen am gleichen Ort aufbewahrst.

Tipp 3: Setze Prioritäten

Es ist sinnvoll deine Aufgaben nach Prioritäten zu ordnen. Schreibe die wichtigsten Aufgaben ganz oben auf die Liste oder arbeite mit unterschiedlichen Farben.

Versuche, die wichtigsten Aufgaben zuerst am Tag zu erledigen.

Tipp 4: Formuliere die Aufgaben richtig

Kennst du das? Du hast etwas auf deine To-do-Liste notiert, Tage später weißt du aber nicht mehr, was du damit gemeint hattest? Mir ist das jedenfalls schon passiert 😅.

Achte also darauf, dass du deine Aufgaben so formulierst, dass du auch zu einem späteren Zeitpunkt noch verstehst, was zu tun ist. So verlierst du keine Zeit damit, darüber nachzudenken.

Tipp 5: Definiere Teilschritte

Vor allem bei grossen Zielen und umfangreichen Aufgaben rate ich dir, Teilschritte aufzuschreiben. Damit kommst du eher in die Umsetzung und wirst nicht von einer zu grossen, unüberblickbaren Aufgabe abgeschreckt. Ausserdem motiviert dich die Erreichung der kleineren Zwischenziele.

Statt «Kinderzimmer streichen» aufzuschreiben, notierst du zum Beispiel «Farbe auswählen, Farbe kaufen, Kinderzimmer ausmisten, Kinderzimmer streichen».

Tipp 6: Halte deine Liste präsent

Platziere deine Liste dort, wo du sie stets im Blick hast. Es nützt dir nichts, deine Tagesaufgaben in dein schön gestaltetes Bullet Journal zu schreiben, wenn du das Buch erst am Abend wieder aufschlägst.

Überprüfe, wie es für dich am besten funktioniert und teste verschiedene Möglichkeiten aus. Bist du viel am PC, ist eine digital geführte Liste für dich besser geeignet als für jemanden, der kaum Zeit am PC und Handy verbringt.

Die To-do-Liste nützt dir nur, wenn du dir angewöhnst, mehrmals am Tag drauf zu schauen.

Tipp 7: Setzte Deadlines

Damit deine To-do-Liste nicht zur«Das-habe-ich-immer-noch-nicht-erledigt-Liste» wird, setze dir Deadlines. Wenn du etwas mehr Druck benötigst, dann vereinbare mit dir selbst, dass du diese Deadline nur ein einmal überschreiten darfst.

Tipp 8: Lege die Dauer fest

Das Ziel der To-do-Liste soll es sein, alles zu schaffen, was du dir vorgenommen hast. Voraussetzung dafür ist, dass du realistisch planst. Überlege dir also vorab, wie lange eine Aufgabe in etwa dauern wird. Lege die Dauer einzelner Aufgaben fest und plane Zeitpuffer ein, um auf der sicheren Seite zu sein. Deine Zeitangaben sind zudem eine gute Motivations-Challenge für dich, die Aufgabe wirklich in angegebener Zeit zu schaffen oder sie sogar zu toppen.

Tipp 9: Plane deine Pausen

Wenn du dazu neigst, Pausen zu vergessen oder zu vermeiden, weil du dir wiedermal zu viel vorgenommen hast, dann schreibe auch deine Pausen mit konkreten Zeitangaben auf deine To-do-Liste.

Tipp 10: Fasse ähnliche Aufgaben zusammen

Überlege beim Blick auf deine To-do-Liste, welche Dinge du gut miteinander verbinden könntest. Das macht dich effizienter und sparst Zeit sowie Wege.

Tipp 11: Erstelle die To-do-Liste am Vorabend

Am Ende eines jeden Tages, solltest du die To-dos für den nächsten Tag checken und notieren. Das hilft dir, den Tag abzuschliessen und lässt dich entspannter einschlafen.

Am Folgetag kannst du dann fokussiert an deine Aufgaben gehen, ohne Zeit zu verlieren

Tipp 12: Erfolge feiern

Streiche erledigte To-dos durch oder hake sie ab. Das motiviert und macht zufrieden. Du kannst auch überlegen zusätzlich zur To-do Liste eine Ta-da-Liste zu führen. Was genau das ist, erfährst du in diesem Artikel:

Was gehört nicht auf eine To-Do-Liste

To-do-Listen verlieren oft ihre Übersichtlichkeit und ihren Nutzen, wenn zu viele unwichtige Punkte darauf landen.

Folgende Dinge gehören daher NICHT auf deine To-do-Liste

Ideen und Gedanken

Ideen und spontane Gedanken, wollen schnell aufgeschrieben werden, damit sie nicht vergessen gehen. Nutze hierfür eine eigene Liste, die sogenannte Braindump-Liste. Hier kannst du alles notieren, was dir im Kopf herumschwirrt. In einem ruhigen Moment verteilst du diese Punkte dann auf entsprechende andere Listen, Kalender usw.

Einkaufsliste

Führe eine separate Liste für benötigte Lebensmittel. Es gibt auch praktische Apps wie «Bring!», «Die Einkaufsliste» oder «Überliste»

Ideensammlung

Notierst du dir auch gern Filme oder Bücher, die du gern mal schauen oder lesen möchtest, schöne Ausflugsziele oder Bastelideen, die du und deine Familie mal umsetzen könntet. Für Ideen dieser Art, führst du für die bessere Übersicht am besten eigene Listen.

Kleinigkeiten

Aufgaben, die weniger als 2 Minuten dauern, erledigst du am besten sofort. Das Notieren würde länger dauern, als die eigentliche Aufgabe 😆 Bringe den Müll also schnell raus, mache dein Bett oder fülle das Klopapier direkt auf.

Termine

Termine gehören in den Kalender. Eine zu erledigende Aufgabe für diese Termine, können jedoch auf die To-do-Liste.

Standard- und Routineaufgaben

Alltägliche Aufgaben wie das Ein-und Ausräumen der Spülmaschine, Zähneputzen oder Essen kochen gehören nicht auf deine To-do-Liste. Diese Aufgaben vergisst du wahrscheinlich nie, sie erfordern keine tägliche Erinnerung. Das hinzufügen würde deine Liste unnötig aufblähen und kostbare Zeit verschwenden.

Analyse – Warum bleiben bestimmte To-dos unerledigt

Es kommt häufig vor, dass Aufgaben trotz bester Absichten unerledigt bleiben. Wenn dir das bekannt vorkommt, versuche die Gründe dafür zu identifizieren, um deine zukünftige Planung zu verbessern.

Die häufigsten Gründe, warum To-dos unerledigt bleiben und passende Lösungsansätze:

1. Unrealistische Planung

Oft wird die benötigte Zeit für eine Aufgabe unterschätzt. Die To-do-Listen werden zu umfangreich, was zu Überforderung führt.

➡️ Erstelle realistische Zeitpläne und baue Pufferzeiten ein.

2. Aufgabenpriorisierung

Wenn bestimmte To-dos immer wieder verschoben werden, könnte es daran liegen, dass sie nicht als dringend oder wichtig genug wahrgenommen werden.

➡️ Überprüfe, ob du die Prioritäten richtig gesetzt hast. Wenn eine Aufgabe nicht wichtig ist, streiche sie von der Liste.

3. Aufgabenkomplexität

Grosse, komplexe Aufgaben können abschreckend wirken und dazu führen, dass sie aufgeschoben werden.

➡️ Zerlege die Aufgabe in kleinere Teilschritte, das erleichtert dir den Einstieg.

4. Perfektionismus

Der Wunsch, Aufgaben perfekt zu erledigen, kann zu Prokrastination führen. Die Sorge, es nicht perfekt zu machen, führt dazu, gar nicht erst mit der Aufgabe zu beginnen.

➡️ Akzeptiere, dass Perfektion nicht immer möglich oder notwendig ist. Realisiere, dass erledigte Aufgaben oft besser sind als perfekte, aber unvollständige.

5. Fehlende Ressourcen

Wenn benötigte Ressourcen (Bsp. Materialien, finanzielle Mittel, Wissen, Fähigkeiten) für eine Aufgabe fehlen, kann dies zu Verzögerungen führen.

➡️ Plane frühzeitig und stelle sicher, dass alle benötigten Ressourcen verfügbar sind. Suche bei Bedarf nach Unterstützung.

Wenn du deine To-do-Liste regelmässig reflektierst, kannst du Muster erkennen und ganz gezielt Massnahmen ergreifen, um die Effektivität deiner Liste zu verbessern.

Fazit

Eine effektive To-do-Liste ist ein mächtiges Werkzeug für Organisation und Produktivität.

Die perfekte To-do-Liste ist einfach, flexibel und stets präsent. Ob auf digital oder auf Papier, die Wahl liegt bei dir.

Mit klaren Prioritäten, realistischer Planung und regelmässigen Anpassungen wird die To-do-Liste ein verlässlicher Begleiter in deinem Alltag.

Denke daran, dass sie dich unterstützen soll und nicht belasten.

Experimentiere mit verschiedenen Methoden und finde die Form, die sich für dich am besten anfühlt.

Feiere deine Erfolge und geniesse das Gefühl eines organisierten Lebens.

Damit du nun direkt starten kannst, lade dir hier meine To-do-Liste runter und plane deine Aufgaben! Viel Erfolg!

Und wenn du Lust auf noch mehr Listen hast, dann hol dir den Alltags-Assistent. 20 verschiedene Listen helfen dir, deinen Alltag zu organisieren, deine Gedanken zu ordnen und deinen Kopf zu leeren.