Ich muss gestehen, digitales Ausmisten und Ordnung halten habe ich sehr lange vernachlässigt.
Während es mir am Arbeitsplatz immer sehr gut gelungen ist, meine Dateien und mein E-Mail-Postfach gut organisiert zu halten, viel mir dies im privaten Bereich schwer. Und je mehr Dateien, Fotos und E-Mails sich angesammelt haben, desto schwieriger wurde es, endlich Ordnung zu schaffen.
Ständig war ich auf der Suche nach Dokumenten, hatte sie teilweise doppelt abgelegt oder konnte sie gar nicht mehr finden.
Doch irgendwann habe ich mich durchgerungen, meine digitale Unordnung anzugehen. Besonders der Wunsch nach Digitalisierung hat mich dazu motiviert. Ich habe mir zum Ziel gesetzt, alle Büroordner und mein gesamtes Papierzeug zu digitalisieren. Doch dafür ist eine solide digitale Ordnerstruktur natürlich unerlässlich.
Also begann ich, meinen PC aufzuräumen, dann mein E-Mail-Postfach, meine Fotos und vieles mehr. Eine Lawine wurde in Bewegung gesetzt, doch meine Motivation blieb ungebremst. Mir wurde schnell klar, dass digitale Ordnung ein umfangreiches Thema ist, welches sicher auch dich in der ein oder anderen Hinsicht betrifft.
Daher möchte ich in diesem Artikel eine Übersicht geben, wo du überall digital ausmisten aufräumen kannst und wie du dabei am besten vorgehst.
mit einer klaren Ordnerstruktur zur Digitalen Ordnung
Bevor du deine Dateien wild hin- und herschiebst, um eine Ordnung zu schaffen, solltest du dir Gedanken über eine geeignete Ordnerstruktur machen. Eine übersichtliche und leicht nachvollziehbare Struktur ist dabei entscheidend. Ein wichtiges Kriterium ist auch, dass du gesuchte Elemente schnell finden kannst.
Ich habe gute Erfahrungen mit 7-Ordner-System gemacht. Das bedeutet, dass ich 7 Hauptordner erstellt habe, von denen jeder 7 Unterverzeichnisse enthält. Und jedes dieser Unterverzeichnisse hat wiederum maximal 7 Unterordner. Übrigens lässt sich dieses Prinzip auch hervorragend auf die physische Papierorganisation übertragen.
Folgende Schritte kannst du bei der Erstellung deiner Ordnerstruktur befolgen:
Schritt 1: Überblick verschaffen
Verschaffe dir einen Überblick über deine bestehende Ordnerstruktur. Liste auf, welche übergreifenden Themen für dich relevant sind.
Schritt 2: 7 Hauptorder erstellen
Überlege dir 7 Hauptordner, die alle Themen abdecken, die du benötigst. Es gibt hier keine allgemeingültige Ordnerstruktur, die du einfach übernehmen kannst. Es muss für dich hilfreich sein und für deine Abläufe gut funktionieren.
Hier ist ein Beispiel für eine solche Ordnerstruktur:
1 - Versicherungen
2 - Gesundheit
3 - Kinder
4 - Finanzen und Steuern
5 - Arbeit und Bildung
6 - Persönliche Dokumente
7 - Wohnen / Immobilien
Schritt 3: Unterordner erstellen
Erstelle für jeden Hauptordner maximal 7 Unterordner. Versuche mit maximal 3 Ebenen auszukommen.
Das ergibt insgesamt: 7 Hauptordner – 49 Unterordner – 343 Unterunterordner
Der Fokus liegt darauf, nicht zu viele Unterordner zu bilden, in denen nur ein oder zwei Dateien liegen.
Mit dieser Struktur erreichst du jedes Dokument mit nur 3 Klicks. In Einzelfällen kannst du natürlich von den 7 Ordnern abweichen.
Schritt 4: Dateinamen wählen
Entscheide dich für eine einheitliche Bezeichnung deiner Dateien. Der Dateiname sollte klar und eindeutig sein, um dir die Suche zu erleichtern.
Beispiel: JJJJ-MM-TT_Inhalt (2023-07-02_Rechnung Kita)
Schritt 5: Ordnung schaffen
Verschiebe alle Dateien nun in den entsprechenden Ordner. Speichere keine Dateien auf dem Desktop-Schreibtisch ab, nie, auch nicht «nur vorübergehend» oder als Erinnerung. Nach kurzer Zeit wirst du einen vollen und unübersichtlichen Desktop haben. Nimm dir die wenigen Sekunden Zeit und lege das Element dort ab, wo es hingehört.
Schritt 6: Digitales Ausmisten
Während du nun deine Dateien in die entsprechenden Ordner verschiebst, nimm dir die Zeit und überprüfe, ob du sie überhaupt noch benötigst oder ob du sie löschen kannst. Oftmals behalten wir digitale Dinge, da sie ja keinen physischen Platz einnehmen. Aber sie erzeugen Unübersichtlichkeit, Unordnung und brauchen Speicherplatz. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass das digitale Ausmisten genauso befreiend sein kann, wie das Ausmisten in der physischen Welt.
Ordnung in deinen E-Mails
E-Mails können schnell zu einer überwältigenden Flut werden. Da es mein persönliches Ziel ist, möglichst papierfrei unterwegs zu sein, erhalte ich den Grossteil meiner Rechnungen und sonstigen Korrespondenz bereites per Mail. Daher ist es mir besonders wichtig, ein stets aufgeräumtes E-Mail-Postfach zu haben, um nichts Wichtiges zu übersehen.
So erhältst du ein ordentliches E-Mail-Postfach
- Erstelle Ordner für verschiedene Kategorien, wie zum Beispiel Arbeit, Schule der Kinder, Versicherung, Rechnungen, Urlaub. Sobald eine E-Mail fertig bearbeitet ist, kannst du sie zur Archivierung in diese Ordner verschieben.
- Lösche Nachrichten, die du nicht mehr benötigst.
- Lösche sofort unwichtige Nachrichten und Spam.
- Im Posteingang sollten nur die E-Mails verbleiben, welche noch bearbeitet werden müssen oder bei denen du noch auf eine Rückmeldung wartest.
- Melde dich von Newslettern ab, die du nicht liest.
- Setze dir feste Zeiten für die Bearbeitung deiner E-Mails und bemühe dich, deinen Posteingang regelmässig aufzuräumen.
- Erwäge die Einrichtung einer zweiten E-Mail-Adresse. Ich persönlich habe eine Adresse, die ich nur für Newsletter benutze oder bei Online-Shopping-Plattformen angebe. Für besonders seriöse Korrespondenz nutze ich eine separate Mailadresse.
Kalender und Aufgabenliste
Wenn du einen digitalen Kalender nutzt, ist es entscheidend, diesen gut zu organisieren und zu strukturieren. Arbeite zum Beispiel mit unterschiedlichen Farben für Privates und Berufliches, um den Überblick zu bewahren. Halte dich an wenige wirklich hilfreiche Apps und Tools und verstreue deine Termine oder Aufgaben nicht über zu viele verschiedene Anwendungen.
Ordnung auf Handy und Tablet
Heute sind unsere Smartphones kleine Minicomputer und Alleskönner. Wir erledigen so viele Aufgaben damit, wie das Verschicken von E-Mails, das Fotografieren und die Nutzung verschiedener Apps. Daher ist es wichtig, auch dein Handy regelmässig aufzuräumen und.
Folgende Schritte kannst du regelmässig machen:
- Lösche alle Apps, welche du in den letzten Monaten nicht genutzt hast.
- Überprüfe deine App-Abonnements und lösche unnötige.
- Ordne deine Fotos: Lösche doppelte und unschöne Bilder und übertrage sie regelmässig an einen sicheren Ort, wie eine externe Festplatte oder in die Cloud.
- Lösche alte Chatverläufe.
- Entferne Kontakte, die du nicht mehr benötigst.
Synchronisation und Backups
Wenn du von mehreren Geräten aus auf deine Dateien zugreifen möchtest, empfehle ich dir die Nutzung eines Cloudspeichers. Dadurch hast du jederzeit Zugriff auf deine Dateien, kannst sie von überall aus bearbeiten und gleichzeitig sind sie geschützt.
In regelmässigen Abständen solltest du Backups von all deinen Geräten erstellen, um Datenverlust zu verhindern. Nutze dafür externe Speichergeräte oder/und einen sicheren Cloudspeicher.
Digitale Ordnungs-Routinen etablieren
Wie in den vorherigen Abschnitten schon angedeutet, ist es wichtig, eine digitale Aufräumroutine zu schaffen, um die einmal erreichte Ordnung auf PC, Smartphone oder Tablet beizubehalten. Digitales Ausmisten sollte zur Gewohnheit werden.
Ich persönlich habe beispielsweise am Anfang jeden neuen Monats mein «Fotodate», an dem ich meine Handy-Aufnahmen durchgehe, sortiere, lösche und auf meinen PC übertrage. Einmal die Woche beispielsweise mache ich gründlich Ordnung in meinem E-Mail-Posteingang.
Genau solche Routinen solltest du dir auch für regelmässige Backups einrichten. Überlege gut, welche Intervalle für deine Bedürfnisse sinnvoll und hilfreich sind.
Trage dir am besten direkt ein paar Termine in deinem Kalender, damit du nicht verpasst, mit deiner neuen Gewohnheit zu beginnen.
Durch die Etablierung solcher Routinen schaffst du automatische Abläufe, die dir die Aufgaben erleichtern und dich dabei unterstützen, die erreichte Ordnung aufrechtzuerhalten.
Fazit
DIgitales Ausmisten und digitale Ordnung sind oft vernachlässigter, aber sehr wichtige Aspekte unseres modernen Lebens.
Wenn du es schaffst, Ordnung und Struktur in dein digitales Leben zu bringen, kannst du deine Produktivität nachhaltig steigern, Zeit sparen und Stress reduzieren.
In diesem Artikel habe ich dir verschiedene Tipps und Tricks aufgezeigt, wie du langfristig Ordnung in deinem digitalen Chaos schaffen kannst. Von der Erstellung einer effektiven Ordnerstruktur über das Management deiner E-Mails bis hin zur Organisation deines Kalenders und der regelmässigen Aufräumung deines Handys oder Tablets. Ebenfalls habe ich dir aufgezeigt, wie wichtig regelmässige Backups und das Etablieren von Routinen sind.
Beginne noch heute damit, deine digitalen Ressourcen aufzuräumen und erlebe die Vorteile einer geordneten und strukturierten digitalen Welt.
Wenn du auf der Suche nach Tipps für eine effiziente Fotoorganisation bist, lies unbedingt meine Artikel über Foto-Ordnung!
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Danke schön Sandy. Der Artikel ist sehr nüztlich. Ich gratuliere dich.
Vielen Dank Juan! Freut mich sehr, dass der Artikel hilfreich war.